1.       Giới thiệu chung

Ứng dụng quản trị mua hàng (purchase) là một công cụng giúp quản lý thông tin mua hàng trước, trong và sau quá trình mua hàng, tóm gọn ở 2 ý chính: Marketing – bán hàng – dịch vụ khách hàng. Yêu cầu chào giá – mua hàng – theo dõi hàng mua

Quy trình CRM:

YÊU CẦU BÁO GIÁ  => ĐƠN MUA HÀNG  =>  THEO DÕI HÀNG MUA

-        Yêu cầu báo giá: Để nhập dữ liệu cho một yêu cầu chào giá của nhà cung cấp.  Trường hợp người dùng có thiết lập tồn kho tối thiểu, tối đa của hàng hóa. Khi tồn kho rơi dưới mức tối thiểu hệ thống cũng sẽ tự động tạo ra một Yêu cầu báo giá ở trạng thái Draft.

-        Đơn mua hàng: Sau khi xác nhận Yêu cầu báo giá, hệ thống tự động chuyển sang đơn mua hàng ở trạng thái Draft.

-        Theo dõi hàng mua: nhằm giúp người dùng phân hệ mua hàng kiểm soát tình trạng nhập hàng của hàng hóa sau khi người dùng đã xác nhận đơn mua hàng.

Icon app:

Giao diện chính:

Màn hình này thể hiện các phiếu yêu cầu báo giá . Màn hình bao gồm các thông tin như: số chứng từ, ngày chứng từ, nhà cung cấp, tổng tiền mua hàng trước thuế, tình trạng phiếu đang ở phiếu yêu cầu hay đã là đơn mua hàng.

2.      Cấu hình hệ thống

2.1         Cài đặt cho đơn mua hàng/ Setting Orders

Chức năng này cho phép thiết lập các thông số ban đầu của đơn mua hàng

Đơn đã xác nhận : Nếu người dùng tick chọn thì cần phải có sự phê duyệt của quản lý trong việc xác nhận đơn mua hàng.

Cảnh báo : Nếu người dùng tick chọn sẽ nhận cảnh báo trong các đơn mua hàng cho sản phẩm hoặc nhà cung cấp

Khóa đơn hàng : Nếu người dùng tick chọn thì hệ thống chặn chỉnh sửa các thông tin chính của đơn mua hàng khi đã ở trạng thái xác nhận

Thỏa ước mua : Nếu người dùng tick chọn thì hệ thống sẽ được kích hoạt chức năng quản lý các thỏa thuận mua hàng

2.2       Cài đặt cho lên hóa đơn

Chức năng này cho phép thiết lập các thông số ban đầu của hóa đơn mua hàng

Kiểm soát thanh toán : Nhằm lựa chọn việc kiểm soát thanh toán cho nhà cung cấp là theo số lượng đơn hàng

Khớp 3 chiều: giúp người dùng kiểm soát việc thanh toán cho các hóa đơn mua mà bạn đã nhận được hàng, đồng thời cũng phải khớp với đơn đặt hàng đã được khởi tạo ban đầu.

2.3        Cài đặt cho Sản phẩm

Nhằm kích hoạt việc nhập và quản lý bảng giá cho nhà cung cấp

2.4        Cài đặt Kho vận

Khi người dùng tick chọn, hệ thống sẽ kích hoạt chức năng này với mục đích là yêu cầu nhà cung cấp của bạn giao hàng tới khách hàng. Chức năng này thường dùng khi bán hàng mà bỏ qua bước vận chuyển.

3.       Yêu cầu báo giá

Click tạo yêu cầu báo giá (RFQ) từ màn hình Purchase:

Màn hình báo giá:

Các tính năng chính:

Lưu: Lưu yêu cầu báo giá

Gửi qua Email: gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp. Khi click vào chức năng này hệ thống sẽ hiện ra màn hình gửi mail và nội dung sẵn, người dùng xem lại và gửi cho nhà cung cấp. Có thể tùy chọn template email cho từng yêu cầu báo giá.

In y/c báo giá : In báo giá

Xác nhận đơn hàng : xác nhận yêu cầu báo giá để chuyển sang đơn đặt mua hàng

Hủy : Hủy yêu cầu báo giá

Sau khi thống nhất về giá cả thực hiện xác nhận đơn hàng (confirm).

4.       Đơn mua hàng

Đơn mua hàng được tự động tạo ra sau khi người dùng xác nhận “Yêu cầu báo giá”. Đồng thời, hệ thống tự động tạo ra phiếu nhập kho với trạng thái nháp

Các bước sau tiến hành nhập hàng + xuất hóa đơn mua (trình bày ở ứng dụng Quản ký kho và Kế toán).

Ghi chú: người dùng có thể tiến hành nhập hàng tại bước này bằng cách click vào “nhận sản phẩm” thay vì phải vào phân hệ “kho”.

5.      Báo cáo

Báo cáo phân tích mua hàng được xem dưới nhiều dạng khác nhau như: biểu đồ cột, biểu đồ tròn, Pivot Table (có tích hợp kỹ thuật Business Intelligence). Vì vậy, việc xem báo cáo và các thông tin cần xem hoàn toàn do người dùng chọn lựa.

Ví dụ: Người dùng có thể xem báo cáo số lượng sản phẩm, tổng chi phí mua hàng theo từng nhà cung cấp, từ tháng, từng năm,…

Người dùng cũng có thể xem báo cáo theo trọng lượng hàng hóa, …

Báo cáo phân tích giá mua tiêu chuẩn của từng nhà cung cấp trên đơn hàng theo biểu đồ tròn