1.     Giới thiệu chung

Ứng dụng quản trị quan hệ khách hàng (CRM) là một công cụng giúp quản lý thông tin bán hàng trước, trong và sau quá trình bán hàng, tóm gọn ở 3 ý chính: Marketing – bán hàng – dịch vụ khách hàng.

Quy trình CRM:

-        Lead: Thông tin Lead đến từ nhiều nguồn khác nhau. Nếu không sử dụng E – Commerce thì người dùng import từ excel vào.

-      Opportunnity: Từ màn hình Lead tạo Opportunity

-        Quotation: Tạo từ màn hình Opportunnity

-        Sales Order: tạo từ màn hình Quotation

Icon app:

Giao diện chính:

Màn hình này gọi là Sale pipeline (dịch ra tiếng việt đại khái là quy trình bán hàng) hiển thị các cơ hội bán hàng. Các cơ hội bán hàng qua các bước (stage) bán hàng sau đó mới tới báo giá (quotation). Pipeline qua bao nhiêu bước tùy thuộc vào cách thức vận hành quy trình bán các của công ty, người dùng tự định nghĩa.

Ở đầu mỗi cột sẽ hiển thị:

-        Màu sắc: mỗi màu xanh đại diện về thời hạn của từng cơ hội bán hàng (Màu xanh: trong hạn, màu đỏ: quá hạn…)

-        Doanh số: Doanh số ước tính ở từng bước. giúp thống kê doanh số từ bước khởi đầu cho đến khi chốt được đơn hàng.

2.     Cấu hình hệ thống

2.1       Cài đặt/ Setting

Setting cho phép thiết lập các thông số ban đầu của CRM

Lead: Cho phép sử dụng Lead trước cơ hội bán hàng (Opportunnity)

Website Lead generation: Chuyển khách thăm website vào lead

Phone Formatting : định dạng số điện thoại

2.2        Đội ngũ bán hàng/ Sales teams

Khai báo thông tin nhóm kinh doanh:

2.3        Loại hoạt động/ Activity types

Khai báo các loại hoạt động cần thực hiện. Vào được dẫn CRM >> Configuration >> Activity Types, Click Create:

2.4        Gắn thẻ/ Tags

Khai báo các Tags gắn thẻ, dùng để truy xuất về sau.

2.4       Lý do thua/ Lost Reasons

Danh mục khai báo lý do không mua hàng của khách hàng trong quá trình bán hàng

3.     Tiềm năng/ Lead

Lead đại diện cho khách hàng tiềm năng hoặc cơ hội bán hàng trong tương lai.

Vào đường dẫn CRM >> Leads, Click Create:

Tab product: Cập nhật thông tin sản phẩm của Lead:

Từ Lead chuyển thành Opportunity click vào chức năng Convert to Opportunity

4.          Cơ hội bán hàng/ Opportunity

Cơ hội bán hàng được tạo từ lead hoặc người dùng tự cập nhật:

Đường dẫn: Sale >> My Pipeline:

Khi vào “My pipeline” hệ thống mặc định lọc lên những opportunnity của user đăng nhập, bỏ điều kiện lọc sẽ thấy tất cả opportunity (còn tùy thuộc vào phân quyền trong hệ thống có được xem toàn bộ hay không)

Thiết lập “pipeline” theo từng stage: Giai đoạn bán hàng. Người dùng có thể tùy ý thiết lập stage. Mặc định sẽ có 4 stage: New, Qualified, Proposition và Won

Click chuột vào opportunity hiện ra nội dung chi tiết:

Tất cả quá trình làm việc với khách hàng đều được lưu log lại, dễ dàng tra soát thông tin nhân viên làm việc với khách hàng.

Sau khi qua tất cả các bước trong quy trình bán hàng sẽ thực hiện báo giá cho khách hàng (CRM kết nối với phân hệ Sales)

5.      Báo giá/ Quotations

Báo giá có thể thực hiện trực tiếp từ CRM hoặc qua ứng dụng sales. Nội dung phần này chỉ hướng dẫn thực hiện từ CRM.

Click tạo báo giá (Quotations) từ màn hình Opportunity:

Màn hình báo giá:

Các tính năng chính:

Save: Lưu báo giá

Send by Email: gửi báo giá cho khách hàng. Khi click vào chức năng này hệ thống sẽ hiện ra màn hình gửi mail và nội dung sẵn, người dùng xem lại và gửi cho khách hàng. có thể tùy chọn template email cho từng quotation.

Print : In báo giá

Confirm : xác nhận báo giá để chuyển sang đơn đặt hàng

Preview: Xem thông tin báo giá trước khi xác nhận.

Cancel : Hủy báo giá

Sau khi thống nhất về giá cả thực hiện xác nhận đơn đặt hàng (confirm).

6.     Đơn hàng/ Sales Order

Đơn hàng được tạo sau khi xác nhận (confirm) giấy báo giá (Quotation)

Các bước sau tiến hành giao hàng + xuất hóa đơn (trình bày ở ứng dụng Sales và Accounting).

Ghi chú: người dùng có thể tiến hành nhập hàng tại bước này bằng cách click vào “nhận sản phẩm” thay vì phải vào phân hệ “kho”.

7.     Báo cáo

Báo cao phân tích Tiềm năng (Lead):

Chọn các chỉ tiêu cần phân tích, điều kiện lọc thông tin, kiểu thể hiện báo cáo như biểu đồ đường, biểu đồ tròn, pivot,…

Báo cáo phân tích quy trình kinh doanh (Pipeline)

Báo cáo phân tích hoạt động (activity)