Các chức năng dùng chung là các thao tác cơ bản của hệ thống, có ở hầu hết các chức năng (functions), ví dụ như: Mới, sửa, xóa, tìm kiếm, in…

Các thao tác chính:

Thiết lập các thông số ban đầu

Thiết lập các thông số ban đầu để có thể vận hành được hệ thống, bao gồm các phần cơ bản như:

-        Cập nhật thông tin công ty

-        Khai báo danh mục tài khoản

-        Khai báo sổ nhật ký

-        Khai báo tài khoản ngân hàng

-        Cập nhật thông tin master data: Danh mục khách hàng, sản phẩm, điều khoản thanh toán….

-        Cập nhật số dư đầu kỳ

-        …

Giao diện setting Dasboard khi đăng nhập vào hệ thống:

Trong phần Setting/ General settings, Người dùng thiết lập các tùy chọn ban đầu cho hệ thống trước khi vận hành, chia ra theo từng phân hệ/ Module:

General settings : Thiết lập chung của hệ thống: Ví dụ như:Quản lý đa công ty/ Multi - companies,  Discuss – Activities…

Accounting : Thiết lập liên quan đến kế toán: Ví dụ như phần set up Anglo – Saxon Accounting: phương pháp kế toán phù hợp với Việt Nam hơn. Hệ thống chuẩn mặc định Continential Accounting. (Tham khảo thêm sự khác biệt giữa 2 phương pháp kế toán này tại https://www.cybrosys.com/blog/ACEconomy-continental-vs-anglo-saxon-accounting hoặc https://aceconomy.net//documentation/user/12.0/inventory/management/reporting/valuation_methods_anglo_saxon.html và https://aceconomy.net//documentation/user/12.0/inventory/management/reporting/valuation_methods_continental.html .

Inventory: Thiết lập tham số liên quan đến quản lý tồn kho. Ví dụ như: Quản lý xí trước (Reservation), quản lý lot/ serial number, Multi – warehouse…

Purchase: Thiết lập tham số liên quan đến mua hàng. Ví dụ như: Bảng giá nhà cung cấp (Vendor Pricelists), Số lượng trên hóa đơn dựa theo số lượng đặt hàng hay số lượng nhập kho  (Bill control)…

Sale : Thiết lập các tham số liên quan đến quy trình bán hàng: Bảng giá bán, chiết khấu…

CRM: Thiết lập các tham số liên quan đến quy trình quản trị quan hệ khách hàng (CRM). Ví dụ như: khách hàng tiềm năng (Leads)…

1.   Tạo user trên hệ thống

Từ phân hệ settings, Vào menu Users & Companies và click Create để tạo user:

Màn hình cập nhật thông tin user: (Bật chế độ nhà phát triển (debug) để thấy đầy đủ chức năng)

Chú thích:

Name: Tên user đăng nhập

Email: Tài khoản user đăng nhập, có thể đặt bất kỳ. Tuy nhiên nên dùng email làm tài khoản đăng nhập.

Phần access rights : Phân quyền truy cập. ở từng ứng dụng chọn vai trò sử dụng (role). Một số role cơ bản:

Allowed Companies : Danh sách công ty được quyền truy cập, sử dụng

Current Company : Công ty hiện tại đang làm việc

Loại người dùng : Hệ thống mặc định là Internal user (Người dùng nội bộ). Portal và Public dùng cho khách hàng.

Sale/ Inventory/ Accounting & Finance/ Purchase : Set quyền trên từng ứng dụng (Apps), các quyền cơ bản như:

-        User Owner Document Only : Dành cho user cập nhật dữ liệu vào hệ thống. Được quyền làm việc trên những bản ghi của user đó thôi, bản ghi của user khác tạo sẽ không được thấy.

-        User All Documents : Thấy tất cả bản ghi của những user khác tạo.

-        Manager : Nhà quản lý. Có quyền xem tất cả dữ liệu của phân hệ đó và báo cáo.

Technical settings: Các tùy chọn phân quyền khác. Thiết lập này chỉ hiện lên ở chế độ dành cho nhà phát triển (Activate developer mode)

Khi click lưu (Save), Hệ thống sẽ tự động gửi email, người dùng phải chấp nhận lời mời trên Email và thực hiện đổi mật khẩu.

Ngoài cách trên, có thể tạo user thông qua màn hình Dasboard ở chức năng Invites new users. Hệ thống sẽ mặc định quyền  theo thiết lập sẵn trong phần general settings:

Trường hợp nhà quản trị muốn thay đổi mật khẩu của User có thể thực hiện thông qua chức năng Change password:

2.    Cập nhật thông tin công ty

Vào phần Settings > User & Companies > Companies, click Create và nhập thông tin công ty:

Sau đó click save (lưu).

Currency: Đồng tiền hạch toán. Khi có dữ liệu phát sinh sẽ không thay đổi được trường này.